การเลือก Tools มาใช้ในการจัดการ Project Management Tools ก็มีส่วนสำคัญในการพัฒนาองค์กรให้ไปในทิศทางเดียวกัน อีกทั้งยังช่วยในการติดต่อสือการกันระหว่างทีมต่างๆ เช่นทีม develop , programmer,tester, sa, pm ดังนั้นควรเลือกใช้ Tools ให้เหมาะสมกับระบบ และเหมาะสมกับองค์กรของเรา ดังนั้น Tools ที่จะแนะนำมีดังนี้
Trello
ข้อดี: เป็น Tools สำหรับกำหนด Task งานต่างๆ สามารถใช้แทนกระดาน Post-it ที่แปะๆ กันได้อย่างดีเยี่ยม คุณสมบัติเด่นคือ Visualize หรือสามารถเห็นทุกอย่างได้พร้อมกันหมด เห็น Process การทำงานว่าอยู่ที่ Step ไหนอยู่ คอขวดอยู่ที่ไหน กำหนดงานที่ต้องส่งต่อๆ กัน เป็น Dependency ได้อย่างดีเยี่ยม เหมาะอย่างยิ่งกับทีมขนาดเล็ก และข้อดีที่สำคัญที่สุดคือใช้งานง่ายมากกกก ไม่ถึงชม.ก็สามารถใช้งานระดับทั่วๆ ไปได้แล้ว Learning Curve ต่ำ การบังคับให้คนมาใช้จึงเป็นเรื่องง่ายตามมา
ข้อเสีย: คือเป็นระบบเปิด ใครก็ทำอะไรนั่นนี่ได้ตามใจชอบ ไม่มี Permission ที่ชัดเจน และสร้าง subtask หรือดู overall งานหลายๆ โปรเจคได้ไม่สะดวกนัก
Asana
ข้อดี: เป็น Tools ที่เหมาะสำหรับงานที่ใหญ่จาก Trello ขึ้นมา มีระบบ Permission เป็นตัวเป็นตนมากขึ้น Assign งานให้คนอื่นได้อย่างชัดเจน (เหมาะกับคนที่ชอบสั่งงานให้คนอื่นว่างั้นเถอะ) ดูหลายๆ โปรเจคพร้อมกันได้ สร้าง subtask ได้ และเหมาะที่สุดคือใช้ระหว่างเจ้านายกับเลขา เพราะเลขาจะ assign สิ่งที่เจ้านายต้องทำในวันถัดไปมา และเจ้านายทำอะไรไปแล้วบ้างก็ต้องมากด Done เพื่อ track ว่าเหลืองานอะไรอีกบ้างได้สะดวก ตอนเริ่มใช้ครั้งแรกจะมีให้เลือกว่าเราจะเอาไปทำงานประเภทไหน เหมือนมี Template ตั้งต้นมาให้ เช่นเอาไปบริหาร CRM ก็ได้ ซึ่งจะมี Timeline เอาไว้ให้ทีมงานคุยกันโดยเฉพาะ แบ่งทีม Sale กับทีม Dev ได้สะดวก
ข้อเสีย: ยังไม่สามารถทำ Project Management ระดับใหญ่ๆ เช่นตั้ง MileStone ของบริษัท การใช้งานค่อนข้างยุ่งยากกว่า Trello มาอีกขั้น ต้องใช้เวลาศึกษาระดับหนึ่งจึงเริ่มใช้งานได้คล่อง
ต่อไปด้านล่างจะเป็น Tools อื่นๆ ที่ไม่ใช่ Project Management
Podio
ข้อดี: เป็น Tools ที่ทำได้ทุกอย่างบนโลก (เค้าว่างั้น) โดยจะมีคล้ายๆ App Store ของตัวเอง ซึ่งมีคนทำ Plugin ทั้งฟรีและขายมาให้ในทุกๆ ระบบ สามารถนำระบบโน้นมาผสมกับระบบนี้ได้อย่างอิสระ Custom ได้ทุกรายละเอียด และสามารถทำ Projection ระดับ Milestone ของบริษัท, ตั้งงบประมาณของ Project และแจ้งว่าใช้ไปเท่าไหร่แล้วได้ ใช้ได้ทุกทีมทุกสาขาตั้งแต่ Dev, Sale, Marketing สามารถออกแบบได้ตามใจหมด
ข้อเสีย: Learning Curve สูงที่สุดจากทั้ง 3 ตัวคือ Trello, Asana,Podio ใช้เวลาศึกษานานอาจหลายสัปดาห์หรือเป็นเดือน กว่าจะได้ออกมาเป็นสิ่งที่ต้องการ เนื่องจาก Custom ได้ทุกอย่าง ดังนั้นเราจะต้องจัดวาง ตั้งค่าเองทุกอย่าง ซึ่งกินเวลามากกว่าจะได้ใช้งานตามวัตถุประสงค์
Tools สามตัวบนนี้สามารถ integrate กับ Dropbox, Google Drive, One Drive ได้ทั้งหมด ดังนั้นไม่ต้องกังวลเรื่องการเชื่อมต่อกับไฟล์ที่มีอยู่แล้วในองค์กร ซึ่งสุดท้ายแล้วไม่จำเป็นต้องเลือกแค่ตัวใดตัวหนึ่ง อาจใช้ผสมกันก็ได้ตามความเหมาะสมของงาน จบส่วนของ Project Management Tools มาต่อกับ Tools อื่นๆ บ้าง
Slack
ตัวนี้เป็น Tools สำหรับใชัแทน Facebook Group, Email, Chat ต่างๆ สามารถพิมพ์ # เพื่อสร้าง tag ไว้แบ่งห้องสนทนาได้ โดยสมาชิกแต่ละคนจะสามารถเลือก follow tag ที่เกี่ยวข้องกับตนเองได้ เวลามีคนพิมพ์มาแล้วใส่ tag เช่น “#programmer #sale” คนสองกลุ่มนี้ก็จะเห็นทั้งคู่ ส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างดีเยี่ยม และมี API ให้เราเขียน bot ประจำออฟฟิศเวลาเกิด event ต่างๆ เพื่อแจ้งสมาชิกได้ทีมได้อีกด้วย เค้าว่า Slack มาช่วยดึงคนออกจาก Facebook Group ซึ่งหากบริษัทไหนใช้ Facebook Group อยู่ก็อาจโดน interrupt จากสิ่งต่างๆ ภายใน Facebook ได้ง่าย จึงแยก tools ตัวนี้ออกมาสำหรับด้านทำงานโดยเฉพาะ ส่วน Facebook เค้าอยากให้เอาไว้สำหรับเป็นพื้นที่ส่วนตัวอย่างเดียว ไม่มีเรื่องงานมาเกี่ยวข้อง
Sketch
เป็น Tools สำหรับช่วยออกแบบ UI ที่ดีเยี่ยม ใช้ง่ายมาก พี่ที่ทำ StockRadar บอกว่าขนาดตัวเองเป็นโปรแกรมเมอร์ยังใช้ Sketch ทำ UI ออกมาได้เร็วกว่า Designer ที่ใช้ Photoshop หรือโปรแกรมอื่นๆ ข้อเสียคือมันมีแต่บน Mac เท่านั้น
ทริคเล็กน้อยอื่นๆ
- harvest ใช้ track เวลาที่ทำแต่ละ taskﾠ
- quib สำหรับทำ story board
- เค้าแนะนำให้ดู ted talk เรื่อง post it (ผมยังหา link ไม่เจอ)
- line เหมาะกับคุย investor เพราะแสดงอารมณ์ได้ชัด ทำให้สนิทกันได้เร็วขึ้นﾠ
- วิธีทำให้คนใช้ tools คือควรใช้ tools ที่เค้าคุ้นเคยก่อน แล้วค่อยๆ ปรับเปลี่ยนไปใช้ tools ที่ advance มากขึ้นเรื่อยๆ คนจะยอมรับง่ายขึ้นﾠและบอก impact ให้เห็นให้ชัด เพื่อสร้างเสริมความเข้าใจ
- วิธีทำให้คนใช้ tools อีกวิธีคือให้คนที่มีอำนาจสูงสุดมาใช้ก่อนแล้วจะเกิดการโอนถ่ายข้อมูลจากระบบเก่ามาใช้ในระบบใหม่แล้วพอใช้ๆ ไปสักพัก บอกให้คนข้างล่างรายงานผ่านระบบ โดยที่หัวหน้าก็ monitor อยู่เรื่อยๆสักพักถึงจะมีคนใช้ตามครบ แล้วเกิดประโยชน์สูงสุด หลังจากนั้นหัวหน้าจะหายตัวไปก็ได้ ระบบก็จะรันของมันไปเองแล้ว
- culture ถ้าเราไม่ manage มัน มันจะ manage เราﾠ
- No blame culture เป็นสิ่งที่ควรทำ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น